Nach den Grundsätzen der DSGVO aufgebaut: wo Ihre Patientendaten liegen und wer sie sieht

Speicherort

Medora OS wird auf einem IONOS-Server in der EU betrieben (Rechenzentrum Nozay, Frankreich). Dort befinden sich Datenbank, Dokumente und die täglichen Sicherungen Ihrer Praxis. In der Praxis ist keine Installation erforderlich; der Zugriff erfolgt verschlüsselt über den Browser.

KI und Mistral

Die KI-Funktionen nutzen Mistral AI (Frankreich) über den EU-Endpunkt; andere Regionen sind technisch ausgeschlossen. Übermittelt wird nur, was die jeweilige Funktion benötigt:

• Dokumentation: das Behandlungsgespräch bzw. Diktat. Name, Patientennummer und Geburtsdatum entfernt Medora zuvor aus dem Text; die Zuordnung zum Patienten erfolgt ausschließlich auf dem Medora-Server.
• E-Mail, Assistent, Scans: der jeweilige Inhalt, etwa eine neue E-Mail oder das Foto eines Lieferscheins.

Aufnahmen und Assistenten-Chats werden nicht gespeichert, Protokolle enthalten keine Inhalte. Die KI erstellt ausschließlich Entwürfe; speichern und versenden können nur berechtigte Personen Ihrer Praxis.

Verträge

Ihre Praxis ist Verantwortliche für die Patientendaten, Medora OS ist Ihr Auftragsverarbeiter. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Beteiligt sind lediglich zwei Dienstleister, jeweils mit eigenem Vertrag:

• IONOS SE, Montabaur: Server in der EU (Rechenzentrum Frankreich)
• Mistral AI SAS, Paris: KI-Modelle über den EU-Endpunkt

Alle Beteiligten sind nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Schutzmaßnahmen

• Verschlüsselte Verbindung, verschlüsselte Dokumente und Sicherungen
• Anmeldung mit Code per E-Mail, Sperre bei Inaktivität, persönliches Passwort für jede Person
• Rollen und Rechte, Freigaben, Audit-Protokoll
• Tägliche Sicherung, auch vor jedem Update

Ihre Daten bleiben gespeichert, bis Ihre Praxis sie löscht. Nach Vertragsende erhalten Sie sie als Sicherung zurück; danach werden sie auf dem Server gelöscht.

Was Ihre Praxis tun muss

• Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen
• Patienteninformation um den KI-Einsatz ergänzen und Patienten auf die Erfassung des Behandlungsgesprächs hinweisen
• Medora OS in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: kontakt@medora-os.de.